去年公司開了個內部訓練課程，我被分配到『會議管理』這個主題。
『會議管理』是個很制式且無聊的主題，但卻又是很重要的一個課題。
搜尋著書架中，拿下一本書－「開會開到死」，這是天下在前幾年出的，在政大上課時老師的指定參考書，當時看完後便丟到一旁，因為覺得內容乏善可陳。但為了要上課找題材，又拿出來翻了翻，突然有很深的感受。
書中的主角，教大家將會議當成一齣戲，而主持人，便是這場戲的編劇兼導演。因此，我將會議分為三大部份：前戲（探勘）、開場（走位）、收場（回位）。
〔認識會議的本質〕
會議本身被賦予的使命：
策略的形成、凝聚共識、問題解決、有效溝通、績效評估。
但最重要的一環為：「會議的結果必須對組織有效益。」
若沒有達到此目標，這個會議變為無效。不管會議當時的氣氛有多好、結論多麼的有明確。很現實，但卻很實在。
在課堂中，我請所有參加的同仁寫下他們認為會議遭遇到的問題，我將它們分為四大項：
1. 議題包羅萬象、不分輕重。
2. 議而不決、決而不行、行而無踪。
3. 過程混亂、充滿疑惑；無生氣、散漫，個個事不關己的態度。
4. 資訊破碎、傳遞管道混亂、八卦滿天飛。
〔開會，可以看出一個公司的文化〕
若有人告訴我，「公司文化，只是在唱高調！」我絕對可以判定，此人一定不是一個管理人才。因為他並不了解，文化對一家公司的重要性。
有開過一種會嗎？
每個人看著自己的 notebook，看起來好像很科技又有效率，但是仔細一看，上網的上網、看股票的看股票、msn 聊天的聊天…這就是公司文化。
很不幸，它發生在我身邊多年。
我告訴學員，不要說別人，先想想自己的行為。當別人在台上說話時，您在做什麼？有仔細聽別人在說話嗎？
因此，改善會議品質的第一步－不准帶 notebook進會議室。
看似很無情，但卻是會議成功的第一步。
前戲（探勘）
在上場前您的劇本準備好了嗎？
n 電影的主題是什麼？
n 電影的結局是什麼？
n 電影的演員是那些？
n 誰是主角？誰是配角？
n 需要那些道具？
n 電影放映的長度是多少？
n 主要的場景會在那裡？
開場（走位）
『戲劇是一場有互動的表演，導演必須指導演員要表演什麼』。
身為導演的您，必須指導每個演員，在每一個橋段說出自己的看法，探索每一個人的意見，並且要逼大家提出來溝通，直到充分表達為止。
導演必須適時指導演員，回到劇本的原意中，別讓演員隨時脫序演出。（千萬別到處插題啊）
開會不一定會有共識，但絕對必須要有符合原主題結論。
且不管之前的討論有多少衝突點，一旦有了決議，所有人必須要遵守會議結果。
收場（回位）
『傳播資訊透明化，別讓會議結果變成八卦』。
我個人認為，收場是會議中最重要的一環，但也是最不被重視的一項。
導演導完這一齣劇後，必須將內容做適度的剪接，播映給相關人員看。別讓會議的內容，變成公司的八卦來源。
而所有的演員在演完後必須回到本位，不計較會議時的衝突，並徹底執行會議結果，做好下一次會議的題材。
每個人都可以變成奧斯卡金像獎導演及演員的！
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