都會女子的異想世界

大家有沒有發生一種狀況，同一份文件，需要發佈給大家使用，而重點在，又要提供給「一群人修改」？這多人使用及修改，常常會發生所謂的「版本」問題，尤其是，到底誰改了什麼地方？Excel 版本大家手上一堆，修改後又要如何通知大家，mail 來 mail 去的結果是，亂七八糟，反而那一個版本是對的，都搞不清楚！


舉個實例應用：

步驟一：PM 將客戶的問題單整理至 Excel 中，然後分派給工程師 。
步驟二：工程師在找到問題後，回報給 PM，但用什麼方式呢？不管用 mail 回覆，或是當場告知 PM，都會花掉 PM 的時間很多，且多人回報時，又更一團亂了 。
步驟三：當工程師解決了問題後，也要回覆在 Excel上，那麼 PM 在整理上又花費很多的時間 。
步驟四：當客戶來詢問進度時，PM 無法馬上回覆客戶，造成資訊的落差！

當然，買個軟體來管理不就得了？是啊，但是萬一沒預算呢？

Google 文件管理，就可以解決以上問題，重點是，它是免費的！





如何去改善這流程呢？

步驟一：需要申請一個 gmail。這，不難吧！
步驟二：進到文件管理畫面中，建立一些文件集。所謂的文件集，就是如同檔案夾一樣，可以設定此目錄下的檔案，分享給「特定人士」查看或可讀寫或者管理。
步驟三：先將你的管理的 Excel先打好，並利用上傳的方式上傳至文件管理工具中。




步驟四：上傳後，它的使用方式幾乎和 Excel 一樣，只是功能沒有 Excel 那麼多，但是，夠用了！
步驟五： PM 將問題填入 Excel中，並指定處理人員。
步驟六：處理人員也一樣進入相同的頁面，可以馬上看到 PM 填入的問題，處理人員可以同時進行修正打字，PM 也會同時看到此 Excel 表上的變化，重點是：




它可以看到每一個人的修改記錄，若是一堆人在同時修正，可以看到不同的顏色，代表那一位人員新增及修正了那一些內容！（可以看著 Excel 不斷在變化，很神奇哦！）

若有問題，還可以還原到某一個版本！

步驟七：這 Excel 也可以再下載回 Local，進行更進一步的分析，以回報今日進度！

所以，PM 可以放權給工程師回覆問題單；
PM 可以很輕鬆的回報客戶進度，也可以掌握到所有人員的最新工作進度！

資訊更透明化，所有同事都可以共同編輯及閱讀同一版本的文件，不再造成資訊的落差及誤會！


使用方式很簡單，動動腦改變一下手上的工作流程，善用工具，可以替大家省下不少金錢及時間哦！